Zum 1. Januar 2025 traten Änderungen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen in Kraft. Insbesondere wird die Frist für Buchungsbelege wie Rechnungen und Kostenbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt. Unternehmen müssen ihre Archivierungsprozesse anpassen, um den neuen Anforderungen zu entsprechen.
Die Aufbewahrungspflichten sind in § 257 HGB (Handelsrecht) und § 147 AO (Steuerrecht) geregelt. Während Jahresabschlüsse, Handelsbücher und Inventare weiterhin zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, verkürzt sich die Frist für bestimmte Dokumente. Kreditinstitute und Versicherungen profitieren von der Änderung erst ab 2026.
Unternehmen sollten ihre Dokumentenmanagementsysteme und interne Aufbewahrungsrichtlinien anpassen, um gesetzeskonform zu bleiben. Die datenschutzrechtliche Vernichtung von Unterlagen nach den Anforderungen der DSGVO ist weiterhin zwingend. Auch bei digitalen Archiven ist die Sicherstellung von Lesbarkeit und Unveränderbarkeit wichtig.
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) werden die Aufbewahrungsfristen für bestimmte Unterlagen verkürzt, um Unternehmen zu entlasten.
Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege, wie Rechnungen und Kostenbelege, wird von zehn auf acht Jahre reduziert. Dies betrifft Unterlagen, deren bisherige Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen ist. (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 i.V.m. Abs. 3 Satz 1 AO sowie § 257 Abs. 1 Nr. 4 i.V.m. Abs. 4 HGB)
Für Unternehmen, die der Aufsicht der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) unterliegen, wie Kreditinstitute und Versicherungen, gilt die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen erst ab dem 1. Januar 2026.
Unternehmen sollten ihre Archivierungsstrategien überprüfen und an die neuen Fristen anpassen. Dies umfasst:
Die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen kann zu Kosteneinsparungen führen, da weniger Lagerraum für physische Dokumente benötigt wird und digitale Speicherressourcen entlastet werden.
Bei der Vernichtung von Unterlagen sind die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten. Dies bedeutet, dass personenbezogene Daten sicher und datenschutzkonform entsorgt werden müssen.
Es ist empfehlenswert, die Vernichtung von Unterlagen zu dokumentieren, um im Falle von Prüfungen nachweisen zu können, dass die gesetzlichen Vorgaben eingehalten wurden.
Digitale Unterlagen unterliegen denselben Aufbewahrungsfristen wie physische Dokumente. Unternehmen müssen sicherstellen, dass elektronische Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und unveränderbar bleiben.
Bei Wechseln von Datenverarbeitungssystemen ist sicherzustellen, dass die Daten weiterhin den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar sind.
Unternehmen sollten regelmäßig prüfen, welche Unterlagen aufbewahrungspflichtig sind und wann deren Fristen ablaufen, um eine rechtzeitige und ordnungsgemäße Vernichtung zu gewährleisten.
Ein effizientes Dokumentenmanagementsystem kann dabei helfen, Aufbewahrungsfristen zu überwachen und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen.
Jahresabschlüsse, Handelsbücher und Inventare bleiben von der Verkürzung unberührt und müssen weiterhin zehn Jahre aufbewahrt werden.
Nein, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen betreffen ausschließlich Unternehmen und Selbstständige.
Eine vorzeitige Vernichtung kann zu Problemen bei Steuerprüfungen und Bußgeldern führen. Unternehmen sollten daher die neuen Fristen sorgfältig beachten.
Darüber hinaus ergeben sich auch aus einigen weiteren Gesetzen Aufbewahrungsfristen, über die in der folgenden Tabelle informiert wird.
Unterlagen
Aufbewahrungsfrist
Rechtsgrundlage
Abrechnungsunterlagen
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Abtretungserklärungen, soweit erledigt
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Akkreditive
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Aktenvermerke
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Angebote mit Auftragsfolge
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Angestelltenversicherung (wenn Buchungsbelege)
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB)
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Anlagenvermögensbücher- und Karteien
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Aufzeichnungspflicht Arbeitgeber bezüglich der Arbeitszeit von mehr als 8 Stunden werktägig
2 Jahre
§ 16 Abs. 2 ArbZG
Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung)
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Aufzeichnungen über ärztliche Behandlungen (Z.B. Patientendaten, Anamnese, Befund, Diagnose)
10 Jahre
§ 630f Abs. 3 BGB
Ausgangsrechnungen
8 Jahre
§14b UStG, § 147 AO, § 257 HGB
Außendienstabrechnungen (wenn Buchungsbeleg)
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Außendienstabrechnungen (wenn sonstiger Beleg)
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Bankbelege
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Bankbürgschaften nach Vertragsende
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Belegformate
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgen, wenn Buchungsbelege
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung)
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Sonstige Beitragsabrechnungen des Arbeitgebers mit Sozialversicherungsträgern
Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres
§ 28f Abs. 1 SGB IV
Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Betriebskostenrechnungen
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung)
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Online-Bewerbungen auf Anzeige
Normalerweise 2 Monate nach Absage zulässig ohne Einwilligung (Bewerber müssen gem. Art 13 DSGVO bei Eingang über Dauer informiert werden)
§ 26 BDSG, § 15 Abs. 4 AGG, Art. 13 DSGVO
Bewertungsunterlagen
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Bewirtungsunterlagen (Formblatt, wenn Buchungsbelege oder steuerlich erforderlich)
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz)
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Buchungsbelege
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Darlehensunterlagen (nach Vertragsende)
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Darlehensunterlagen als Buchungsbeleg
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags)
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Dateien, Beschreibungen der
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Dateiverzeichnisse
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Datensätze, Beschreibung und Aufbau der
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Datensicherungsregeln
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage)
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Depotauszüge (soweit nicht Inventare)
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen,
Lizenzen, Zollunterlagen etc.)
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Eingabedatenformate
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Eingangsrechnungen einschließlich Berichtigungsbelege dazu
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Einheitswertunterlagen
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
E-Mails (Geschäftsbriefe)
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
E-Mails (Buchungsbelege wie Rechnungen)
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
E-Mails (Mahnungen)
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Essensmarkenabrechnungen
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Exportunterlagen
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Fahrtkostenerstattungsunterlagen
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Faxe (Geschäftsbriefe)
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Faxe (Buchungsbelege)
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung
bei EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Frachtbriefe
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen soweit Buchungsbeleg
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Geschäftsberichte
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Geschäftsbriefe (zugegangene und Wiedergabe versandter),
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Geschäftsbriefe als Buchungsbeleg wie z.B. Rechnungen und Gutschriften
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Geschenknachweise
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Gewinn- und Verlustrechnung (nur Jahreserfolgsrechnungen)
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Grundbuchauszüge, wenn Inventurunterlagen
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Gutschriften im Sinne von "umgekehrten Rechnungen"
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften)
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Handelsbücher
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Handelsregisterauszüge,
beglaubigte oder soweit im eigenen Interesse erforderlich
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Hauptabschlussübersicht
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Initiativbewerbungen per Post
6 Monate
§ 26 BDSG, § 15 Abs. 4 AGG, Art. 13 DSGVO
Initiative Online-Bewerbungen
6 Monate
§ 26 BDSG, § 15 Abs. 4 AGG, Art. 13 DSGVO
Inventare (§ 240 HGB)
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Investitionszulage (Unterlagen)
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Jahresabschluss mit Erläuterungen
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Kalkulation und Kalkulationsunterlagen, wenn handels- oder steuerrechtlich relevant z.B. für Vorratsbewertung
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Kassenberichte
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Kassenbücher/-blätter
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Kassenzettel, (nicht erforderlich, wenn Tagessummenbons aufbewahrt werden)
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Kontenpläne und Kontenplanänderungen
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Kontenregister
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Kontoauszüge
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Konzernabschluss (§ 290 HGB)
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Konzernlagebericht (§§ 290, 350 HGB)
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Kreditunterlagen, wenn Korrespondenz,
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Kreditunterlagen, wenn Buchungsbeleg
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Lageberichte, wenn Bilanzunterlagen
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Lagerbuchführungen
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Lieferscheine
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Lieferscheine, sofern als Belegnachweis vor allem im Zusammenhang mit einer Rechnung
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Lohnbelege als Buchungsbelege
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Magnetbänder, wenn Grundbuch oder Konten- oder Belegfunktion
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Mahnbescheide und Mahnungen
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Mietunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Nachnahmebelege
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Nebenbücher
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Online-Rechnungen
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Pachtunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Postgiroauszüge und Belege, wenn Buchungsbelege
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Preislisten
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Preislisten, wenn Bewertungs- oder Buchungsunterlagen
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Programmablaufbeschreibungen
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Programmverzeichnisse
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Protokolle, als Handelsbrief
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Prozessakten
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Quittungen
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Rechnungen an Unternehmer
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Reisekostenabrechnung
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen
30 Jahre nach der letzten Behandlung
§ 28 Abs. 3 RöV
Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen und Röntgenbilder
10 Jahre
§ 28 Abs. 3 RöV
Sachkonten
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Saldenbilanzen
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Schadensunterlagen, wenn Bilanzunterlagen
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Scheck- und Wechselunterlagen,
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
als Buchungsbeleg
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Schriftwechsel
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Spendenbescheinigungen
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Steuererklärungen
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Steuerbescheide
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Telefonkostennachweise, wenn Buchungsbelege
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Überstundenlisten, wenn Lohnbelege
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Verkaufsbücher
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Vermögensverzeichnis
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Versand- und Frachtunterlagen, wenn Buchungsbelege
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Versicherungspolicen,
während Laufzeit
§ 147 AO, § 257 HGB
nach Ablauf der Versicherung
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Verträge, sonstige, soweit handels- und steuerrechtlich von Bedeutung und wenn Buchungsbelege
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Visitenkarten (z.B. auf Messen bekommen)
Keine
Wareneingangs- und Warenausgangsbücher
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Wechsel
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Zahlungsanweisungen
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Zollbelege
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung
8 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Bei den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen handelt es sich in der Regel um Mindestfristen.
Fazit:
In diesem Ratgeber kann nur ein Überblick über die wichtigsten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gegeben werden. Unternehmer sollten sich am besten an die zuständige IHK sowie den Datenschutzaufsichtsbehörden Ihres Bundeslandes wenden und dort umfassend auf ihre Situation bezogen informieren.
Autor: Harald Büring, Ass. jur. (Juraforum-Redaktion)
